Перемещение офиса включает в себя гораздо больше, чем перемещение предметов из одного места в другое. Существуют переходные рабочие процессы, которые необходимо учитывать, а также реорганизация, бюджет, опыт сотрудников и периоды корректировки. Даже самый организованный руководитель проекта и оптимистичное руководство могут чувствовать дискомфорт в середине этого процесса. В ближайшие недели мы поделимся советами по каждому этапу корпоративного переезда – планированию, подготовке, упаковке/распаковке и непосредственно самому переезду, которые уменьшат сбои в работе офиса и помогут вам быстрее и эффективнее начать работу.

Независимо от сложности и назначения все коммерческие шаги начинаются с важного этапа планирования. Полезные советы для этой стадии процесса можно увидеть ниже. 

6-12 месяцев до переезда: планирование

1. Установите бюджет  и процесс оплаты. В дополнение к определению того, сколько ваша компания должна потратить на переезд, также целесообразно установить процесс совершения любых покупок, связанных с переездом: как они будут оплачены, как они будут учитываться и кто будет нести ответственность за их утверждение и заключение договоров.
2. Централизация и организация. Храня все свои заметки, контракты, документы, списки дел и другие элементы, связанные с перемещением компании, в одном месте, вы сэкономите огромное количество времени и здравомыслия.
3.  Координация с руководящим составом для определения стратегии логистики и рабочих процессов, связанных с переездом: в дополнение к определению того, что необходимо будет переместить из пункта А в пункт В, менеджеры могут помочь оценить, какое оборудование и товары должны прийти вместе, что может быть выброшено и какие новые предметы мебели могут потребоваться, в зависимости от размера и схемы расположения нового рабочего пространства. Они также будут иметь ключевое значение для обеспечения того, чтобы комплексные рабочие планы разрабатывались и выполнялись на протяжении всего процесса переезда. Переезд может быть напряженным, но сроки все равно должны быть соблюдены. Руководящий состав компании должен общаться со своими сотрудниками, чтобы обеспечить поддержание продуктивного баланса на этом пути.
4. Расскажите своим сотрудникам о переезде. Важно помнить, что ваши сотрудники – ваш самый большой актив. Необходимо мотивировать сотрудников для переезда, заставить их чувствовать себя информированными и ценными. Обеспечение полной готовности к переезду сотрудников, поможет пройти перемещению компании гладко и без конфликтных ситуаций. Убедитесь, что ваши сотрудники знают обо всем, что им нужно знать.
5. Создайте резюме по переезду и контрольные списки для сотрудников. Эти контрольные списки могут включать ключевые этапы и связанные с ними крайние сроки, новое местоположение офиса, планы этажей и ожидаемую информацию о перемещении, которую они получат в процессе переезда.
6. Установите связь с вашими сотрудниками. Используете ли вы регулярно запланированные электронные письма, информационные бюллетени или встречи в мэрии, будьте максимально подробны в своих сообщениях и поощряйте обратную связь; Последующие вопросы сотрудников могут также привлечь внимание к любым элементам, которые вы могли пропустить, включая проблемы, возникающие в связи с изменениями в плане здания, необходимостью замены или модернизации оборудования, изменениями, вызванными переходом на открытый или частный план здания и т. д. Управляйте этими сообщениями, если у вас еще нет внутренней коммуникационной команды, которая будет поддерживать обмен сообщениями четким и последовательным.
7. Создайте комиссию по переезду.  Это отличный способ убедиться, что основные этапы достигнуты и поддерживается открытое общение между сотрудниками и руководством. Создание специального адреса электронной почты для комиссии также предоставит сотрудникам единое место для отправки вопросов и проблем в течение всего процесса переезда.  

Перемещаете ли вы небольшой офис по городу или свою корпоративную штаб-квартиру по всему миру, планирование станет ключом к успешному переезду. При правильном выполнении фаза планирования обеспечивает прочную основу, способствуя сотрудничеству между всеми заинтересованными сторонами и устанавливая процессы, необходимые для успешного перемещения.

Следите за следующей публикацией в нашем блоге «Как подготовиться к офисному переезду» . В ней мы расскажем обо всем, что вам нужно знать на критически важном этапе подготовки вашего переезда, от советов по найму исполнителей, до оценки того, что вам может понадобится на протяжении всей его реализации.