Коммерческое руководство по переезду: упаковка (часть 3)
К настоящему времени вы заложили все необходимые основы в соответствии с шагами, изложенными в наших предыдущих публикациях в блоге по планированию и подготовке . Теперь пришло время начать собирать вещи для вашего переезда. Этот этап напрямую зависит от ваших сотрудников, поэтому вам нужно будет внимательно выполнить описанные ниже шаги и проконтролировать работу сотрудников в соответствии с их ежедневными сроками.
Одна неделя – 3 месяца до переезда: упаковка
Мы рекомендуем помнить следующее при упаковке вашего офиса:
Расставьте приоритеты и упакуйте предметы в порядке возрастающей важности: начните собирать вещи пораньше, чтобы избежать безумного ажиотажа в последнюю минуту. На этом этапе ваши сотрудники по-прежнему должны будут выполнять свои повседневные обязанности, поэтому начните с предметов, которые являются наименее важными. Наиболее важные в работе вещи должны быть оставлены до последнего дня перед переездом.
Маркируйте свои коробки – и новые офисные помещения – чтобы убедиться, что каждая вещь окажется в нужном отделе: например, вы можете попробовать назначить цвет каждому отделу и буквенно-цифровой код для каждого сотрудника этого отдела. Сопоставляя цвет и код на ваших коробках с соответствующими областями доставки на новом месте, каждый сотрудник и отдел получат правильные предметы. Подумайте о том, чтобы пометить каждую коробку уровнем приоритета, чтобы сотрудники сначала имели доступ к своим «обязательным» элементам (уровень приоритета 1), затем к тем, которые было бы «приятно иметь» (уровень приоритета 2), и, наконец, к элементам, которые не имеют решающего значения для выполнения повседневных обязанностей, но все равно необходимые (уровень приоритета 3).
Создайте основной список, в котором будет учтена вся мебель и коробки. Это даст вам возможность убедиться, что каждый предмет попал в новый офис после вашего переезда.
Настройте свои коммунальные услуги: убедитесь, что вы установили даты доставки / установки для своих телефонных систем, электричества, интернета и любых других поставщиков коммунальных услуг, чтобы в первый день вы были в рабочем состоянии на новом месте. Кроме того, обязательно сообщайте даты окончания обслуживания поставщикам коммунальных услуг в офисе, который вы собираетесь освободить.
Следите за новым зданием: сверьтесь с руководством нового здания, чтобы убедиться, что помещение будет готово, в соответствии с графиком. Проведите проверку за неделю до запланированного переезда, чтобы убедиться, что помещение чистое и подготовленное.
Поддерживайте связь с вашими сотрудниками: чтобы дать заключительные инструкции и выразить благодарность вашим сотрудникам за их участие в подготовке к переезду. Сообщите им, где они должны быть (и когда) и что им нужно сделать по упаковке, для получения пропусков или ключей. Это также идеальное время, чтобы напомнить им о названии и адресе нового здания и любых кодах входа, которые будут необходимы для доступа. Если возможно, предоставьте им временную шкалу, в которой выделены основные этапы переезда и целевую дату, когда ожидается, что компания начнет работать на полной скорости после переезда.
Передайте эстафету своим грузчикам!
Вы спланировали, подготовили и собрали вещи и, наконец, готовы переехать на новое место. Если вы выполнили шаги, описанные в первых двух статьях в блоге этой серии, вы успешно прошли этапы планирования , подготовки и упаковки вашего переезда и находитесь всего в одном шаге от прибытия на новое место.
В нашем следующем блоге мы обсудим эффективные способы распаковки и ускорения работы ваших сотрудников. Однако, чтобы ускорить этот процесс, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам за дополнительной информацией о коммерческих услугах по переезду. Мы имеем уникальную возможность эффективно управлять каждым аспектом офисного переезда – от планирования и упаковки до непосредственно физического перемещения. Свяжитесь с нами по адресу info@yargruz.ru или посетите страницу https://yargruz.ru/uslugi-2/pereezd/ofisnyiy-pereezd, чтобы узнать больше о том, как мы можем упростить процесс переезда для вас.
Прочитайте первые два поста из нашей серии «Коммерческое руководство по переезду»:
Коммерческое руководство по переезду: как спланировать большой офисный переезд
Коммерческое руководство по переезду: как подготовиться к большому офисному переезду (часть 2)
