Коммерческое руководство по переезду: как подготовиться к большому офисному переезду (часть 2)

Коммерческое руководство по переезду: как подготовиться к большому офисному переезду (часть 2)

Как мы обсуждали в нашей первой статье из серии «Коммерческое руководство по переезду» о планировании, переезд офиса требует большой организации. Неправильное планирование добавляет ненужный стресс и без того сложному процессу, в то время как пристальное внимание к деталям повышает эффективность перемещения и облегчает переезд для всех участников: сотрудников, руководства и исполнителей, которые будут помогать с переездом. Теперь, когда вы составили подробные планы того, как вы будете общаться с вашими сотрудниками, отслеживать свои расходы и управлять процессом, можно начинать непосредственную подготовку к офисному переезду.

3-6 МЕСЯЦЕВ ДО ПЕРЕЕЗДА: ПОДГОТОВКА

Авраам Линкольн однажды сказал: «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу первые четыре часа для заточки топора». Когда дело доходит до переезда офиса, успех зависит как от тщательной подготовки, так и от исполнения запланированного. Советы, перечисленные ниже, предлагают несколько решений, для того чтобы ваш переезд прошел без проблем.

1. Нанимайте разных исполнителей – или рассмотрите преимущества найма только одного: несмотря на то, что для каждого компонента вашего переезда (коробки, упаковки, очистка, разборка/сборка мебели, перемещения и доставки / установки) есть множество поставщиков, многие организации предпочитают заключить контракт с одним поставщиком, который может управлять всем процессом в комплексе. Комплексное обслуживание минимизирует стресс и максимизирует эффективность. Независимо от того, выбираете вы одного или нескольких поставщиков, исполнителей следует выбирать исходя из их репутации, доступности и реальных возможностей, поскольку не все имеют одинаковый охват, опыт или приверженность качеству.

Мы рекомендуем запросить информацию от любого выбранного вами поставщика
относительно:

2. Проведите несколько «оценочных» раундов. Вместо того, чтобы проводить документальную инвентаризацию, мы рекомендуем, чтобы ваша комиссия по переезду совершила несколько прогулок по вашему нынешнему зданию, чтобы оценить, нужно ли будет проводить какие-либо ремонтные работы перед тем, как вы покинете здание, чтобы отметить любые крупные предметы мебели или например вывески на здании, которые потребуют больших усилий для их демонтажа, и для оценки того, сколько предметов (больших и малых) нужно будет разобрать до переезда, а какое количество мебели можно просто упаковать. Вовлечение нескольких человек в эти раунды гарантирует, что ничто не будет пропущено или забыто.

3. Уменьшение объема перевозимого имущества: после нескольких прогулок по офису у вас будет представительный список инвентаря вашей компании – и, вероятно, вы найдете некоторые предметы, которые вы можете утилизировать. В этот момент можно сделать еще один обход вашего офиса, пометив эти предметы наклейками. Как только это будет сделано, мы рекомендуем методическую очистку – по одной области за раз. Эту работу никогда не следует оставлять до последней минуты. Чистка в последнюю минуту часто приводит к ошибочному выбрасыванию предметов, которые вы должны были хранить и перевозку ненужных вещей. Не торопясь, вы гарантируете себе более плавный и спокойный переезд.

4. Привлеките свою ИТ-команду: помимо перемещения коробок с имуществом и мебели вам также потребуется переместить техническое оборудование. Мы рекомендуем скоординировать свои планы с вашим ИТ-отделом как можно скорее. Убедитесь, что вы предоставили им доступ к новому зданию, чтобы они могли оценить новое пространство для любых необходимых обновлений, будь то инфраструктура или оборудование, которое будет доставлено на новое место. Раннее вовлечение вашей технической команды будет иметь ключевое значение для быстрого начала работы сотрудников после переезда.

5. Оцените, какие материалы вам понадобятся: ваши оценочные раунды дадут вам полный обзор того, что вам нужно для перемещения в новое место. Теперь, если вы не работаете с одним исполнителем, который будет управлять переездом, вам нужно будет выбрать правильное количество (и тип) коробок, которые вам понадобятся. Это не так просто, как кажется, потому что существует много различных коробок на выбор.

6. Передайте инструкции по загрузке и разгрузке вашим поставщикам: есть ли у вас определенные зоны для загрузки и выгрузки в ваших новых и существующих местоположениях? Вы гарантировали, что грузовики, припаркованные в этих областях, не будут нарушать движение или доступ другим арендаторам? Потребуется ли доступ в нерабочее время? Будут ли очищать подъезные пути? Будет ли уборщик убирать после переезда или это будет ваша ответственность? Мы предлагаем получить ответы на все эти вопросы, а затем согласовать время прибытия и отъезда, чтобы вся информация была задокументирована.

7. Определитесь с приборкой: если вы наняли коммерческую компанию по управлению переездами из одного источника, то это хорошо для вас; об этом шаге, скорее всего, уже позаботятся. Если вы этого не сделали – и грузчики не будут заниматься приборкой вашего старого пространства – тогда самое время пригласить специальную службу. Обязательно ознакомьтесь с вашим договором аренды или проконсультируйтесь с собственником здания о правилах сдачи офисных площадей. Определение того, кто является ответственной стороной, поможет вам не платить ненужные сборы за услуги, если это не входит в ваши обязанности, или избежать штрафа, если вы пропустили этот шаг.

8. Продолжайте общаться с вашими сотрудниками: к настоящему моменту в комииссию по переезду, которую мы советовали вам создать, будет поступать множество вопросов от ваших сотрудников. Подумайте о создании еженедельного электронного письма, которое информирует сотрудников об аспектах переезда и перечислит вопросы, которые уже были заданы – вместе с ответами – чтобы уменьшить поток писем в специальный почтовый ящик вашего комитета. Другие темы для этой рассылки могут включать:

9. Общайтесь со своими клиентами. Переезжая в новое место, вы захотите, чтобы ваши клиенты и потенциальные клиенты могли найти вас. Заказывайте обновленные визитные карточки, фирменные бланки и другие рекламные материалы заблаговременно до переезда и рассмотрите возможность создания на своем веб-сайте баннера, сообщающего о предстоящем изменении адреса. Поскольку внесение изменений в Google и Yandex может занять много времени, мы рекомендуем связаться с ними по крайней мере за месяц, чтобы изменить свой онлайн-листинг и адрес. Наконец, известите всех поставщиков и клиентов о том, где будет находиться ваша новая компания, посредством электронной почты.

10. Получите план этажа и назначьте места для сотрудников. После получения плана этажа и обратной связи от ключевых руководителей составьте план рассадки и раздайте его сотрудникам. Мы рекомендуем выделять время для любых отзывов, которые могут вызвать необходимость внесения изменений. Определите случаи, когда следует учитывать особые потребности, доступ или преимущества близости департаментов. Координируйте окончательную доработку графика рассадки с вашими грузчиками, чтобы у них было четкое представление о том, куда будут перемещены маркированные ящики и оборудование каждого сотрудника в новом месте.

Следуя этим рекомендациям, вы будете готовы перейти к следующему этапу вашего коммерческого переезда: упаковка. В следующем посте этого цикла будут рассмотрены различные шаги, которые могут значительно облегчить переезд из существующего офиса.

В то же время, если вы думаете о найме поставщика из одного источника, который может управлять вашим переездом для вас, не стесняйтесь обращаться к нам за дополнительной информацией, прежде чем читать наш следующий пост. Мы с радостью объясним, как ЯрГруз может помочь с переездом вашей компании – от планирования и упаковки до выполнения непосредственно переезда. Мы предлагаем услуги по перемещению офисов, магазинов, а также по ряду других различных услуг. Пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу info@yargruz.ru или посетите https://yargruz.ru/uslugi-2/pereezd/ofisnyiy-pereezd для получения дополнительной информации.

Вы пропустили первое сообщение в этой серии? Прочитайте Коммерческое руководство по переезду: как спланировать большой офисный переезд, чтобы наверстать упущенное.