Советы по переезду офиса в пределах одного здания
Принцип «чем больше рук, тем проще работа» не всегда действует, когда ваш офис переезжает в другое помещение в том же здании. Сборы и переезд из тесного пространства на первом этаже в просторный офис на третьем не обернутся для вас головной болью, если весь процесс будет тщательно спланирован и организован.
Вот 6 советов, которые помогут вам минимизировать время простоя.
1. Рассчитайте, сколько времени займет переезд
Возможно, ваш новый офис находится всего через несколько этажей от прежнего места, однако это вовсе не означает, что переезд пройдет легко. Если вы расширяетесь, вероятно, у вас выросло количество клиентов или заказчиков. Возможно, вы также увеличили свой штат.
Переезд в нерабочее время не всегда возможен, а вам предстоит убрать со столов, упаковать папки и разобраться, что и где находится в новом офисе. Планируйте переезд совместно с опытной мувинговой компанией – это позволит вам разработать эффективную стратегию переезда и минимизировать время простоя.
2. Заранее определите, что и куда разместите
Вы не можете просто переехать в новое офисное помещение, не имея представления о том, где разместите мебель (и людей). Возьмите блокнот и составьте план, что и где будет располагаться в месте назначения. Для организации процесса используйте принадлежности для маркировки с цветовой кодировкой и профессиональные коробки для переезда.
3. Решите, что является критически важным
Если вы еще этого не сделали, переместите критически важные приложения в облако. Это позволит ответственным сотрудникам получить доступ к данным во время переезда.
4. Решите, как вы будете обслуживать клиентов во время переезда
Будете ли вы использовать ноутбуки или мобильные телефоны для связи с клиентами или заказчиками во время переезда? Есть ли у вас в наличии персонал на случай чрезвычайных ситуаций? Будет ли этот персонал работать из дома во время переезда? Определите свою рабочую стратегию до переезда, чтобы свести к минимуму стресс как для вашего бизнеса, так и для клиентов.
5. Координируйте действия с мувинговой компанией, персоналом и клиентами
Сообщайте клиентам или заказчикам о любых изменениях адреса или телефона. Вы можете сделать это на своем вебсайте, по электронной почте или по обычной почте – решите, что лучше подходит для вашей компании. Попросите клиентов внести необходимые корректировки. Сообщите, будете ли вы доступны во время переезда, а также дату или сроки переезда. Не забудьте обновить свой онлайн-адрес, включая все основные справочные сайты и сервисы.
Сотрудники уже должны быть хорошо проинформированы о своих функциях и обязанностях до и после переезда. Корпоративная политика часто определяет, что должен делать сотрудник и будет ли время переезда оплачиваться или нет. Возможно, вам также потребуется согласовать действия с обслуживающим персоналом здания, чтобы убедиться, что ваш переезд пройдет гладко и другие офисы не пострадают.
Предоставьте вашей мувинговой компании подробные инструкции и планировку места назначения по крайней мере за два дня до переезда. Если вы присвоили коробкам цветовые коды для определенных комнат в новом офисе, это должно быть указано на плане. Назначьте сотрудников для надзора и поддержания связи между офисом отправления и офисом назначения.
6. Обеспечьте безопасность ценного оборудования
У ИТ-компаний могут быть сети, которые необходимо перенести в новый офис. Убедитесь, что выбранный вами перевозчик справится с упаковкой и перемещением ценного оборудования – даже если переезд происходит в том же здании. Данная задача требует заблаговременного планирования, а это не всегда легко: время простоя – это деньги.
Переезд в другой офис требует активного управления. Не просто нанимайте грузчиков – наймите специалистов по логистике.
Свяжитесь с нами, наши сотрудники проконсультируют вас по всем вопросам. Мы со всей тщательностью обеспечим оптимизацию вашего переезда для меньшего стресса, большей организованности и правильного планирования.
А что вы считаете самым сложным в офисном переезде и есть ли у вас лайфхаки по его организации? Поделитесь в комментариях!
