Переезд офиса: как действовать и что учесть?

При переезде офиса требуется больше, чем просто перевезти мебель из старого помещения в новое. Необходимы организация, логистика и управление процессом. Мы подготовили инструкцию, которая поможет вам грамотно спланировать переезд, чтобы он прошел гладко и успешно.

1. Подготовка

Во-первых, важна подготовка. Чем более детально вы продумаете переезд вашей фирмы заранее, тем меньше хаоса возникнет в день переезда, и тем быстрее вы переедете в свой новый офис.

Как только вы нашли новое место, подпишите договор аренды и назначьте дату переезда.

Окончание работы и передача помещения

Если вы уведомили арендодателя в пределах срока уведомления, вы можете съехать без проблем, а арендодатель должен позаботиться о поиске новых арендаторов. Если вы прекращаете работу вне рамок срока уведомления, вы должны либо платить арендную плату до тех пор, пока не будет соблюден срок уведомления, либо вы можете самостоятельно найти преемника, который возьмет на себя выполнение текущего контракта.

Обязательно изучите свой договор аренды, так как он содержит все условия, которые вы должны выполнить при переезде. Кроме того, проконсультируйтесь с вашим арендодателем или управляющим, чтобы избежать недоразумений. Если вы несете ответственность за поиск преемника, рекламируйте свой старый офис на проверенных площадках сделок с недвижимостью.

Если имеются повреждения арендованного имущества, за которые ваша компания должна заплатить, своевременно сообщите об этом в свою страховую компанию, так как мелкие работы можно провести до переезда.

Самостоятельный переезд

Если вам нужно перевезти лишь несколько столов и незначительный офисный инвентарь, вы можете осуществить переезд самостоятельно, без профессиональной мувинговой компании. В этом случае вся работа, от разборки мебели до транспортировки, распаковки и расстановки инвентаря на новом месте, ложится на плечи ваших сотрудников. Если у вас небольшая, сплоченная команда, готовая работать в нерабочее время, с этим не должно возникнуть проблем. Однако не забудьте грамотно организовать транспортировку и обеспечить достаточное количество упаковочного материала для переезда. Защитные приспособления для транспортировки, такие как одеяла или газеты для хрупких предметов, должны быть подготовлены заранее. Наша статья о самостоятельном переезде расскажет вам всё, что нужно знать.

Офисный переезд с профессиональной мувинговой компанией

Если вы хотите воспользоваться услугами мувинговой фирмы, лучше назначить встречу заранее, чтобы прийти и посмотреть офис и оборудование выбранной компании. Это позволит им найти для вас индивидуальное предложение и предоставить подробный перечень предлагаемых услуг. Очень важно, чтобы при выборе мувинговой компании вы обратили внимание на страховку. В ваших интересах позаботиться о страховании рисков перед переездом. Некоторые мувинговые компании предлагают страховку как часть пакета услуг. Страховка защитит вас в случае судебного спора и ваш офисный инвентарь в случае ущерба.

Информирование и координация сотрудников

Очень важно, чтобы вы ознакомили своих сотрудников с планом переезда и с тем, какие приготовления каждый из них должен произвести. Вы можете сделать это, например, через обычные каналы связи. Кроме того, имеет смысл провести совещание, на котором все сотрудники будут проинформированы о предстоящем переезде. Расчистку столов, демонтаж и т. д. лучше оставить ответственным за это сотрудникам, чтобы случайно не потерять важные документы или не повредить оборудование.

Убедитесь, что коробки и защитные материалы будут доставлены вам вовремя. Как только вещи упакованы в коробки — всё готово для переезда. Для поддержания порядка все коробки должны быть помечены таким образом, чтобы документы и вещи вернулись к своему владельцу и не потерялись или не перепутались во время переезда. Особо хрупкие или ценные предметы желательно перевезти на новое место лично.

Планирование офисного пространства

Планировка и меблировка нового офиса должны быть произведены до переезда. На такой случай обычно есть план помещения, который поможет вам спланировать интерьер в новом офисе. Планирование расстановки новой мебели также покажет, какую мебель больше нельзя использовать и что нужно купить. Новую мебель нужно заказать своевременно, чтобы она была собрана и готова к использованию до начала работы.

Изменение адреса

Смена адреса — довольно утомительный процесс в ходе подготовки к переезду, но один из самых важных. Тем более что это официальный адрес компании. Среди прочего следует обратить внимание на следующие моменты:

2. День переезда офиса

Если вы заказали мувинговую компанию, они сделают за вас большую часть физической работы. Это означает, что в день переезда вы можете отойти в сторону и оставить работу нанятым профессионалам. Очень важно, чтобы вы как контактное лицо были доступны в любое время или присутствовали на месте. Остальных сотрудников можно в этот день перевести на удаленную работу из дома либо предоставить отгул. Определите это заранее, чтобы не было путаницы в день переезда.

Если накануне переезда вы еще не получили ключи от нового помещения, позаботьтесь об этом до того, как перевозить свой офисный инвентарь. Пройдитесь по новому помещению вместе с управляющим или арендодателем и проверьте, нет ли повреждений. Чтобы сделать это официально, заполните акт приемки-передачи — так вы защитите себя в случае ущерба. Подписать акт должны обе стороны.

3. После переезда

После переезда главным приоритетом, конечно же, является обустройство нового офиса. Это включает в себя:

И, наконец, совет, который мы не устаем повторять: начните планировать свой переезд заранее. Как организатор процесса переезда вы должны позаботиться о том, чтобы все сотрудники могли переехать на свое новое рабочее место без стресса, своевременно и без потери рабочих ресурсов.