Звоните нам
(4852) 94-32-77
Пишите нам
info@yargruz.ru
Приходите к нам в офис
Пн-Пт: 9:00 - 18:00

Как спланировать офисный переезд

Независимо от того, расширяете ли вы или сокращаете свой бизнес, перемещение вашего оборудования, инвентаря и персонала потребует детальной подготовки.

Даже кажущийся простым офисный переезд требует тщательного планирования, если вы хотите избежать сбоев в работе вашего бизнеса и потерю клиентов.

Очевидно, что существует так много переменных, что невозможно создать единый стандарт руководства по офисному переезду, который бы отвечал потребностям каждой компании.

Но сейчас мы покажем вам, как планировать перемещение на новое место и дадим ценные советы по управлению проектом офисного переезда.

Кроме того, мы можем помочь вам спланировать любую передислокацию, независимо от размера или сложности вашего переезда, показав вам один простой инструмент планирования.

Это график, известный как диаграмма Ганта, представляет собой сверхэффективный способ планирования бизнес-переезда, и в режиме онлайн-поиска вам будут доступны бесплатные шаблоны.

 

Как создать план переезда в новый офис

Как необходимо планировать офисный переезд? Тщательно и максимально детально.

Как и в случае любого другого переезда, важно начать процесс планирования как можно раньше.

Ваша первая задача будет состоять в том, чтобы назначить кого-то, кто будет контролировать и управлять всем перемещением офиса.

Следует определить, как вы собираетесь переезжать, поэтапно или в один день. Это повлияет на план действий по переводу вашего офиса на новое место, так как необходимо будет учитывать ключевые даты.

Желательно, чтобы каждый этап переезда был четко детализирован в начале проекта. Составьте его в письменном виде, согласуйте и подпишите с ответственным менеджером.

Ваша диаграмма Ганта будет планом действий по перемещению офиса и эталоном для контроля времени каждого этапа переезда.

Потратьте как можно больше времени на этапе планирования, консультируя как можно больше ключевых людей.

Создав свой план офисного переезда, вам, возможно, потребуется выбрать сотрудников, которые будут отвечать за перемещения определенных отделов или этапы переезда.

Опять же, было бы разумно, чтобы назначенные ответственные лица, подписали лист задач, который им назначен.

Полезно иметь план этажа вашего текущего офиса и новых помещений. Проведите собрание сотрудников и определите, что работает, а что не работает в вашей текущей конфигурации, и спланируйте улучшить рабочее пространство в новом офисе.

Хорошее общение жизненно важно при переезде. Особенно при перемещении рабочих мест, тогда хотя бы часть рабочей силы будет устойчива к изменениям. Проводите групповые встречи, чтобы убедиться, что все знают, почему происходит переезд, и выделите все положительные стороны этой передислокации. Держите всех в курсе, как продвигается перемещение и как проходит каждый этап.

Одной из важнейших задач на раннем этапе процесса планирования будет выбор уважаемой транспортной компании по переездам. Это очень важно!

Но прежде всего, давайте познакомим вас с диаграммами Ганта и покажем, насколько это облегчит весь процесс перемещения офиса.

 

Что такое диаграмма Ганта для офисного переезда?

Проще говоря, это список всех задач, которые вам нужно выполнить, дата, к которой вы должны выполнить эту задачу, и кто отвечает за ее выполнение. Это гарантирует, что во время переезда ничего не будет упущено.

Важно отмечать, какие задачи были выполнены и какие этапы переезда отстали или опережают график.

Вы можете сделать диаграмму настолько сложной, с максимально подробной информацией, насколько захотите, но из нашего опыта мы советуем простой вариант.

Согласование цветового кода для выполненных, выполняемых и опаздывающих задач очень важно, чтобы было легко понять, где находятся задачи, требующие внимания.

 

Как создать контрольную диаграмму Ганта для бизнес-переезда

Вам нужно будет вставить задачи, которые относятся к вашему конкретному перемещению, а также вставить даты и имена ответственных за каждый этап в шаблон диаграммы Ганта, который вы скачали из Интернета.

В зависимости от размера вашего делового переезда вы можете создать диаграмму Ганта для каждого отдела или этапа перевозки. Таким образом, вы могли бы иметь отдельную диаграмму для офиса, производства, склада, человеческих ресурсов и для планирования, например, нового офиса или здания.

В первом столбце таблицы переезда вашего офиса будет перечислено все, что необходимо сделать.

Обратите внимание, что список должен быть в том порядке, в котором задачи должны быть выполнены. В некоторых случаях следующая задача не может быть запущена, пока предыдущая не завершена. Некоторые задачи могут быть выполнены одновременно и не зависят друг от друга.

Как только у вас будет полный список того, что нужно сделать, в следующем столбце назначьте ответственного сотрудника.

Теперь поместите номера недель или даты вверху следующих столбцов, ведущих к фактической дате переезда.

Затем назначьте период дней для выполнения задачи и раскрасьте ячейки, соответствующие этому отрезку времени.

 

Как эффективно организовать офисный переезд

Скорее всего, для крупного переезда в новый офис понадобится транспортная компания по переездам. Это наиболее эффективный способ передвижения вашего бизнеса, экономящий ваше время и ресурсы.

Следует отметить, что даже для небольших офисных переездов было бы разумно нанять сторонних исполнителей по соображениям здоровья и безопасности. Если ваши сотрудники будут перевозить тяжелые столы и шкафы, т.е. заниматься работой к которой они не подготовлены, это может привести не только к потере трудодней по больничным листам, но и к серьезному финансовому штрафу в случае получения травмы.

Ваши сотрудники могут сосредоточиться на повседневных задачах офиса и заняться клиентами.

Таким образом, вам лучше будет нанять фирму по переездам, имеющую опыт в этом деле.

Опытные перевозчики смогут предложить бесценные советы и поддержку, поэтому очень важно выбрать лучших грузчиков, которых вы сможете найти.

Вам следует запросить 3-4 предложения у местных транспортных компаний, чтобы в первую очередь вы могли сравнить цены.

Как только вы получите эти данные, обязательно тщательно изучите каждую из организаций и сравните, какие именно услуги они предлагают.

Прочитайте столько отзывов, сколько сможете найти, и проверьте их веб-сайт. Посетите их офис. Наличие солидного офиса, чистых и опрятных складов и собственных грузовых автомобилей, как правило, указывают на эффективную и профессиональную услугу офисного переезда.

Само собой разумеется, что представитель компании по переездам должен посетить ваш офис, чтобы точно узнать, что представляет собой ваша задача по перемещению, чтобы дать вам наиболее точную оценку стоимости переезда, а также сформулировать план для перемещения вашего бизнеса.

Сравните полученные котировки, тип предлагаемых услуг, уровни ответственности, порядок подачи претензий и процесс их разрешения.

Вполне вероятно, что они назначат вам персонального менеджера по переезду, и было бы целесообразно, чтобы этот человек присутствовал хотя бы на одном из заключительных ваших совещаний по подготовке к переезду, чтобы вы все точно знали, чего ожидать в день начала работ.

 

Заключительные советы о том, как спланировать переезд в новый офис

Есть некоторые вещи, которые вы, возможно, не учли в своих первоначальных планах переезда. Контрольный список по офисному переезду не является окончательным и незыблемым, но крайне необходимо, чтобы начальная фаза планирования была максимально тщательной.

Постарайтесь не менять план, но если вы вынуждены это сделаете, убедитесь, что вы нумеруете варианты как V1, V2, V3 и т. д., чтобы все заинтересованные люди работали над правильной версией.

Составьте план действий в чрезвычайных ситуациях.

Ваш план перемещения бизнеса должен предвидеть все возможные ситуации и иметь решение для этих инцидентов в случае их возникновения.

Дополнительный совет по переезду в офис. Создайте специальную папку. Она будет содержать всю важную документацию, касающуюся вашего переезда.

Перемещение вашего офиса или бизнеса также является хорошей возможностью пересмотреть методы взаимодействия с сотрудниками, и это может повлиять на планировку ваших новых рабочих мест. Это совершенно другой аспект офисного переезда и требует отдельного, но не менее тщательного планирования.

Правильное планирование и подготовка предотвращает крайне плохие варианты переезда.

У вас будет только одна возможность переехать на новое место правильно. «Переиграть» не получится.

Поэтому не забудьте нанять уважаемую компанию по переездам, чтобы ваш офис был перемещен максимально эффективным, безопасным и легким способом.

Сделайте это правильно, и ваш день переезда пройдет без нареканий. Не забудьте запланировать время, чтобы организовать корпоративное мероприятие в честь новоселья в новом офисе.

By: admin
In: Офисный переезд
2
admin

Оставьте свой комментарий

Все поля с * обязательны.